Uppgifter som behövs för ett köruppdrag ska hanteras för ett tydligt och berättigat ändamål. Att du känner till en kunds telefonnummer eller destination betyder inte att informationen kan användas i valfria privata sammanhang. Övningen gäller en tydlig obehörig delning.
Situationen
En kund lämnar sitt telefonnummer för att du ska kunna hitta rätt upphämtningsplats. En bekant ber dig senare skicka numret eftersom kunden verkar intressant. Hur bör du agera?
Svarsalternativ
- Skicka numret eftersom kunden gav det frivilligt under resan.
- Skicka numret men ta bort kundens efternamn.
- Avstå från den privata delningen och hantera uppgiften för det avsedda, tillåtna ändamålet.
- Lägg numret i en öppen grupp så att bekanten kan hämta det där.
Facit: C
Numret lämnades för kontakt kring upphämtningen. Det ger inte i sig stöd för privat delning till en bekant. IMY:s grundläggande principer omfattar bland annat tydliga ändamål, uppgiftsminimering och skydd mot obehörig åtkomst. Använd verksamhetens godkända rutiner för kunduppgifter och lämna inte ut mer information än ärendet kräver.
Varför de andra svaren är fel
A gör frivilligt lämnande till ett obegränsat användningstillstånd. B tar bort en detalj men lämnar fortfarande ut telefonnumret för ett annat privat syfte. D ökar spridningen ytterligare. Ingen av lösningarna visar ett berättigat ändamål för den föreslagna delningen.
Ändra en förutsättning
En faktisk förfrågan från behörig mottagare eller en uppgift som måste dokumenteras enligt andra regler behöver bedömas för sitt särskilda ändamål. Övningen säger inte att alla kunduppgifter ska raderas omedelbart efter färden. Lagring och åtkomst ska styras av verkliga krav och rutiner. Läs bemötande och service.
Vanliga frågor
Är ett telefonnummer en personuppgift?
Det kan vara en personuppgift när det kan kopplas till en identifierad eller identifierbar person. I exemplet är numret kopplat till kunden.
Får jag använda numret för att återlämna ett kvarglömt föremål?
Det är en annan situation som ska hanteras genom en lämplig, tillåten kontaktväg. Se kvarglömd telefon.